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出国留学给教授发邮件必备法则

留学那些事儿 2016-07-18 09:06

  出国留学,难免会碰到课下还有问题,但来不及当堂向教授请教的现象。于是发邮件便成了许多同学常用的方法。然而,你真的知道如何高效地给教授发邮件吗?今天留学汪就给大家科普一下,给教授发邮件回复率超高的小技巧。

  先谈谈如何查找教授的邮箱地址:

出国留学给教授发邮件必备法则

  一般教授都会在课堂的PPT的第一页,介绍自己的姓名和附上自己的邮箱。

  如果没有则可以在课程大纲(Paper outline)里查找。

出国留学给教授发邮件必备法则

  下面来谈如何有技巧性发邮件:

  1、 确认好邮件的主题 (Subject)

出国留学给教授发邮件必备法则

  这里说的主题就是发邮件时需要填写的题目(subject)。很多同学,最喜欢用的方式就是Hi, XXX。这种写法很容易让教授忽略了你的邮件。因为有些教授一学期主讲4-5门课,请教咨询的邮件非常多,我的一个导师告诉我,一般的邮件他会先瞟一眼了解基本主题,然后存入他事先编好的收藏夹中,之后,他会按照优先级以及紧急程度,逐一回复。所以,如果主题仅仅是Hi, XXX。很有可能邮件会石沉大海。所以,比较推荐的写法是:

  “MKTG151: Questionabout data collection for marketing research"

  这种写法就比“ Hi XXX, Hello teacher!”这样写法规范的多,回复率也更高。

  2、关于称呼 (Title)

出国留学给教授发邮件必备法则

  很多人推荐用Dear XXX(教授名),这样的用法当然很规矩。一些老教授当然很喜欢,如果你在前面还在加上了他的学位,比如Dear Dr XXX, 效果更高。但也有一些年轻的教授,对称呼并不在意,尤其是当他已经回复了一次之后,当你对于询问同一个主题里的新问题时,可以直接用Hi XXX,比Dear XXX 显得更为轻松和灵活。

  3、正文内容

出国留学给教授发邮件必备法则

  关于内容,最好开门见山的直奔主题,不用赘述什么前因后果,来龙去脉。因为很多问题如果要“引经据典”,那邮件里肯定是解释不清楚的。很多教授也不会直接给你答案,更多是给你正确的查找渠道和思路,所以不要寄希望于在邮件中一下就能得到直白的答案,同时询问太多不加思考的问题。

  4、关于附件

出国留学给教授发邮件必备法则

  很多同学喜欢在邮件额外的附件,为了能让教授更清晰的看到,这里需要注意,附件的名称里也一定要包含你自己的姓名和课程代码。同时需要注意附件的格式,我曾不止一次的看到教授发邮件提醒学生注意附件里的格式问题。

  5、关于结尾

出国留学给教授发邮件必备法则

  在邮件结尾部分,另起一行写一些常用敬语:With my best regards,Kind regards, Best Wishes, 如果遇到逢年过节或者周末的,不要忘记加上一句Happy New Year或Have a good weekend,这样会让显得更为礼貌和让人愉快。

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